仕事の進め方
第674話 メールにはメールで対応を
おはようございます。
昨日は、メールの返信について話をしました。これまでもメールで来たものは、メールで返すということを何度も言っています。
その理由は、上司や関係者と情報共有ができなくなってしまうからです。
ところが、「急いでいるから」とか「メールで伝える内容でないから」というような理由を言って、メールの内容に対し、電話で回答する人がいます。
もし、メールが送られてきたものに対し、電話で返答したら、どうなることでしょう。
上司は、メールへの返信がないと思うでしょう。つまり、情報共有ができないということなのです。
どうしても、電話で回答した場合が良いと判断した場合には、そのことを必ずメールで返信すべきです。
メールは、記録として残るものです。記録として残したほうが良い場合と、そうでない場合もあることでしょう。
しかし、一般の業務をしている社員において、記録に残さないほうが良い場合というのは、極めて稀です。もし、そのように感じた場合には、上司と相談して下さい。勝手に判断して、メールに残さないことは、トラブルの元になるのです。
このようにメールと電話とを使い分けることは重要ですが、メールの場合には、メールでというのが基本的な考え方です。例外を取り出して、あたかもいつでもメールで返信しなくても良いというようにすることは問題です。
「急いでいるから」とか「メールで伝える内容でないから」というような場合には、後から指摘されてから言うのではなく、事前に言うべきです。事後に言うのでは、メールで返信しなかったことへの言い訳と聞こえるだけになります。
仕事において言い訳をすることは良くありません。
お客さまからメールが送られてきたのに、そのまま放っておくようなことを無くしたいのです。そのためには、速やかに対応していることが、関係者同士で共有できなければならないのです。
感謝。2010年8月 6日