守るべきこと
第673話 メールの返信をしましょう
おはようございます。
私は日々、多くのメールを受け取っています。メールのやり取りを見ていると、その人の性格が見えるような事象があります。
最も多い例は、都合の悪い内容には返信しない、というようなことです。
ある人は、普段は、いつも直ぐに返信してきます。恐らく、いつでもメールに目を通しているのだということが想像できます。
しかし、ある内容に限って、全く返信がありません。このようなことが２度、３度と続くと、この人は、都合の悪い内容には返信しないのだということを予想してしまうのです。
メールは、いつでも直ぐに返信が出せる訳ではないですから、何らかの都合で、何日間か返信が遅れてしまうこともあるでしょう。皆さんに、土日までいつでもメールを見なさいというつもりはありません。
しかし、遅れてしまうのと、返信しないのとでは全く意味が違います。
わが社の社員ではありませんが、このように都合の悪い内容には返信しないという人は、意外にも多くいます。
私は、「御社の社員は、いつも都合の悪い時に限って返信しない」というようなことを言われたくありません。それは、メールのやり取りを通じて、逃げ隠れするような人に思われるからです。交渉や、話し合いを避けているように思われるからです。
だから、皆さんは、どのような内容であっても、何らかの返信をするようにして下さい。もし、メールで伝えることが難しい内容であれば、その旨を返信で伝えれば良いのです。これは、メールのマナーではなく、人間としてのマナーなのです。
そして、管理職においては、できるだけ土日などの休日にもメールを見るようにして下さい。
これまでの経験から、お客さまから土日にクレームのメールがあったり、トラブルの報告があったりしているからです。管理職である以上、部下が土日に勤務している場合もあるのですから、当然なことです。
そして、もし部下がメールの返信忘れがあった場合には、速やかに返信するように指示して下さい。
感謝。2010年8月 5日