守るべきこと
第641話 メールのＣＣについて
おはようございます。
わが社では、メールを送信する際には、必ずＣＣを付けるように義務付けています。
これは、新規にメールを出す時だけでなく、お客さまからメールをもらった場合に返信する場合でも同様です。
お客さまからメールをもらった場合には、ＣＣがついていませんので、特に意識してＣＣをつけるようにしないといけません。
また、中には、こちらがＣＣをつけて送信しても、お客さまが「全員に返信」をしないため、ＣＣが外されて返信されてくるものもあります。
ＣＣが外されると、そのお客さまからの回答が、どのようなものであるか、メールを受け取った本人しか知らなくなってしまいます。
そこで、もし、ＣＣが外されているメールを受け取った場合には、改めてＣＣを付け、「了解しました」と返信するようにして下さい。
このように対処すれば、メールを受け取った本人しか知らないということがなくなります。
本人しか知らないという状態が続くと、上司は進捗が判らず、適切なアドバイスが行えなくなってしまいます。そのような時ほど、トラブルが起きやすいのです。
ＣＣを付ける理由は、情報を共有することと、情報を保管するという意味があります。
もし、ある問題が発生した時、メールは重要な証拠物件となります。
そこで、メールにＣＣが付けられていれば、本人以外にも情報共有が図られ、個人が単独で行ったということではなくなるのです。
しかし、ＣＣがついていれば、例え本人が退職しても、組織として対応できるのです。
メールを送信する時、返信する時には、再度ＣＣをつけ忘れていないか確認して下さい。
感謝。2010年6月21日