仕事の進め方
第405話 ToDo機能を利用して下さい
おはようございます。
今日は、グループウェアのToDo機能について説明します。
これまでも何度も私は、この機能を利用するように言ってきましたが、未だに利用頻度が低いです。
ToDo機能を利用すれば、"いつまでに、何を、誰が"行うのかを、仕事を依頼した側も仕事を受けた側も両方で情報共有できます。
仕事に関する情報共有ができるということは、上司と部下の間で、言った言わないというような誤解や矛盾が起きなくなり、仕事のやり忘れなどの漏れが目で見て把握できるようになるのです。
日々仕事をしていると、様々な仕事の依頼が発生します。そのため、仕事の優先順位と、期限を十分に把握できるようにしなければなりません。
上司からの指示に対し、やり忘れがあるというのは問題です。上司の指示を軽んじたということになります。そればかりか、やり忘れのお陰で、大きな問題や、お客さまにご迷惑になる事態が発生するかも知れません。
だから、上司からの指示を忘れるというようなことは絶対にあってはならないのです。
そのためには、ＴｏＤｏ機能を活用して下さい。
ある人は、自分のノートにメモをして管理する人がいます。それで絶対に漏れなければ問題ありませんが、ノートのどこに記載しか忘れてしまっては意味がないのです。
ＴｏＤｏ機能を使えば、期限を向かえる前にアラームを知らせてくれます。また、指示があった上司も同時に登録しておけば、上司との間で、期限もやる内容も共有できます。
このようにできるだけ利用できる機能は利用しましょう。
ノートでメモしても構いませんが、もしそれでやり忘れがあったとしたら、それは、私がＴｏＤo機能を利用しなさいという指示を無視したことになります。そして、その個人ノートは情報共有できません。だから、本当に記載したのかどうか誰も把握できないのです。
そのような問題が潜んでいるのにも関わらず、私の指示を無視して、やり忘れを起こしたら、その人は問題です。
問題は、ＴｏＤｏ機能を利用するということではなく、絶対にやり忘れをしなければ良いのです。
2009年6月30日