守るべきこと
第208話 ToDoを利用して下さい
おはようございます。
今日は、グループウェアのToDo機能について話をします。
以前にも「ToDoの活用について」という話をしました。
その中で『"いつまでに、何を、誰が"行うのかをしっかと管理しなければ、大きなミスや誤解、仕事漏れなどが発生するのです。ですから、仕事とは、"いつまでに、何を、誰が"行うのかを管理することは、仕事をする上で、基本的なことであり、最も重要な事項なのです』と言いました。
"いつまでに、何を、誰が"行うかを管理するのがグループウェアのToDoという機能です。
このToDo機能では、"いつまでに、何を、誰が"行うのかを知らせることができます。
この機能を使用しない場合には、口頭で仕事をお願いすることになります。口頭で依頼した場合には、何の履歴も残りませんから、本当に言ったのか、言われたことを忘れたのか、後からは判りません。
例え、言った側が指示すべき内容をメモに残しておいたとして、本当に口頭で言ったのかは判りません。
また逆に、言われた側が、指示された内容をメモに残しておいたとしても、本当に言われたことが間違いなく正しくメモされたのかも判りません。
つまり、口頭でのやり取りは、言ったのか言わなかったのかという大きなトラブルの原因になるのです。
忘れられては困るとても重要な仕事は、口頭ではなく、"いつまでに、何を、誰が"行うのかをきちんと履歴として残しておくべきです。
私は、このToDoという機能は、とても重要な機能だと思っています。しかし、実際には、ほとんど使われていません。
私は、グループウェアを導入する時、このToDo機能を比較して、導入しました。
ToDo機能がないグループウェアはほとんどありません。グループウェアにはToDo機能が必ずついているのです。
しかし、通常のグループウェアでは、自分の仕事しか管理できません。自分の仕事を自分で管理するために使う機能になっているのです。
でも、皆さんが使っているグループウェアは、他人にToDoを発行することができるのです。それは、仕事をお願いする人が、仕事をしてほしい人に"いつまでに、何を"行うのかを登録できるのです。
このことができるグループウェアは、他にはあまりない機能です。
是非、ToDoを利用するよう徹底して下さい。
感謝。2008年9月 2日