守るべきこと
第220話 5W1Hの意味
おはようございます。
今日は、５Ｗ１Ｈについて話をします。
５Ｗ１Ｈとは、Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（どうして）、How（どのように）したのかを、含む文で表すことを言います。
意思と情報が確実に伝達できるように、情報を簡潔に整理し、伝達するために５Ｗ１Ｈが重要な役割を担います。
例えば、打ち合わせの時には、５Ｗ１Ｈはとても重要です。これは単に文書を書くという目的ではなく、情報を簡潔に整理し、伝達するために必要なことなのです。
社内の打ち合わせでは、５Ｗ１Ｈが決められなければ正しい打ち合わせとは言えません。誰がいつまでに、どこで何をどのように行うののか、どうして行う必要があるのかを話し合います。
５Ｗ１Ｈが決まれば、役割と期限、方法、理由が明確となり、担当者の責任がはっきりします。これらをはっきりさせることが打ち合わせの目的と言っても過言ではないでしょう。
もし、５Ｗ１Ｈがはっきりしない打ち合わせだったらどうなるでしょう。担当者の役割が明確ではなく、何を話し合ったのか消化不良となります。これでは、折角時間をかけて打ち合わせをしても、それで仕事がスムーズに進むとは思えません。
打ち合わせとは５Ｗ１Ｈをはっきりさせることでもあるのです。
さて、その上で、文章を書くときには、５Ｗ１Ｈを心がけましょう。
折角打ち合わせをしても、打ち合わせメモや議事録といったドキュメントを作成しなければ、打ち合わせの証拠が残りません。
そのため、一方は言った、もう一方は言わなかったということになり、揉め事の原因となるのです。ですから、折角５Ｗ１Ｈを決める打ち合わせをした際には、ドキュメントとして残すことが重要となるのです。
打ち合わせで５Ｗ１Ｈを決めたのですから、当然ドキュメントにも５Ｗ１Ｈの内容が書かれていなければ意味がありません。書かれていなければ、無駄な打ち合わせとなってしまうのです。
このように、意思と情報が確実に伝達できるように、情報を簡潔に整理し、伝達するために５Ｗ１Ｈが重要な役割を担うのです。
これは、打ち合わせの時だけでなく、メールなど相手に文書として情報を伝達する際には重要なのです。５Ｗ１Ｈは文章を作成するポイントとしては勿論、情報を正確に伝達するために必要な要素だということを知って下さい。
感謝。2008年9月19日